Ofis kavramı, özellikle sanayi devriminden sonra daha yaygın bir şekilde kullanılmaya başlandı. İnsan gücüne dayalı üretimden teknoloji destekli üretime geçildiğinden; insan-teknoloji ve insan-insan iletişimini geliştirmek ve verimli bir hale getirmek amacıyla tek bir çatı altında toplanmaya başladık. Fakat; 21. yüzyılın ilk çeyreğinde bilim ve teknoloji dünyasında yaşanan gelişmeler, ofis kavramına daha yenilikçi bir yaklaşım geliştirmemizi zorunlu kıldı.
Günümüzde Açık Ofis Kavramı
Eski tip ‘Kapalı Ofis’ sistemleri, artık yeni dönem ihtiyaçlarını karşılayamaz hale gelmişti ve çalışanlar arasındaki iletişim alışverişini adeta baltalıyordu. Bugün, ‘Açık Ofis’ diye adlandırdığımız, çalışanların tek bir mekanda birbirini ayıran duvarlar ve kapılar olmaksızın bölümlere ayrıldığı ve bir bütün olarak çalıştığı verimli iş ortamları bu teknolojik gelişmenin bir sonucudur.
Teknoloji destekli üretimden, çoğunlukla teknoloji içeren üretime geçtiğimiz zamandan bu yana, açık ofis sistemleri iş dünyasında yükselen bir talep olmaya devam etmektedir. Bunun başlıca sebepleri; işverenlerin, iş ortamındaki şeffaflığı artırmak ve departmanlar arasındaki iletişimi geliştirmek istemesidir. Bugün, doğru tasarım ve ekipmanlar kullanıldığı takdirde açık ofis sistemleri en verimli çalışma sistemi olarak kabul edilmektedir.
Şeffaf İş Ortamı
Modern çağın vazgeçilmezi açık ofis sistemleri, iş ortamındaki şeffaflığın en yüksek oranda sağlandığı sistemlerdir. Üretilen iş her ne olursa olsun, tüm departmanların tek bir çatı altında engeller olmadan çalışması şeffaf bir iş ortamı sunmaktadır. İş ortamındaki tüm cihazların ve sistemlerin her departman tarafından kolaylıkla erişilebilir konumda olması buna iyi bir örnektir.
Açık ofis sistemiyle çalışan bir firmanın yöneticileri, departmanlar arasındaki iletişimi kolay bir şekilde analiz edebilir ve yaşanacak sorunları önceden tespit ederek önleyebilir. Üstelik; çalışanların verimliliğini analiz etmek isteyen bir yönetici, açık ofis sistemi sayesinde kapı kapı dolaşmak zorunda kalmayacaktır. Açık ofis sistemlerinde, tüm departmanlar ve çalışanlar tek bir yerde organize bir şekilde çalışmaktadır ve üretilen işin mahiyeti kolaylıkla tespit edilebilir durumdadır.
Engelsiz İletişim
Kapalı ofis sistemlerinin eski zamanlarda daha çok tercih edilmesinin sebebi, çalışanların birbirleriyle çok fazla iletişime geçtiği ve dikkat dağınıklığı yaşadığı düşüncesiydi. Fakat günümüz iş dünyasında, bu bir engel olarak görülmemekte ve hatta uzmanlar tarafından iş verimini artırdığı gerekçesiyle teşvik edilmektedir. Bugün, departmanlar arasındaki iletişimi ne kadar kolay ve erişilebilir kılarsak, üretimdeki verimliliği de o kadar artırmış oluyoruz. Çünkü, bugünün ihtiyaçlarını tek bir iş koluyla verimli bir şekilde karşılamak neredeyse mümkün değildir ve çoğunlukla birkaç departman eş zamanlı çalışarak bunu başarabilmektedir. Açık ofis sistemlerinin yaygın olarak kullanıldığı çağrı merkezleri buna iyi bir örnektir. Bu işyerlerinde departmanlar arasındaki iletişimin hızlılığı ve kolaylığı, üretimin verimliliği ile doğru orantılıdır.
Bugünün teknoloji dünyasında, diğer her şeyde olduğu gibi iletişimdeki ‘hız’ da en geçerli akçe olarak görülmektedir. Günümüz insanları; zamanında teslim edilmeyen kargoyu iptal etmekte, geciken yemeği iade etmektedir. Bugün, iletişimdeki hız sadece işveren-işçi arasında değil, aynı zamanda işveren-müşteri arasında da oldukça önemlidir. Modern çağın hızlı teknolojisine ayak uyduramayan işletmeler, bir bir iflas etmekte veya daha hızlı işletmelerin gölgesinde kalmaktadır. Tam da bu yüzden, açık ofis sistemleri yeni dünyanın hızına yetişmek isteyen işletmeler arasında hızla talep görmeye devam etmektedir.
Verimli İş Ortamı
Yapılan birçok araştırma, doğru tasarım ve ekipmanlar kullanıldığı takdirde açık ofis sistemlerinin diğer sistemlere oranla daha verimli bir iş ortamı sunduğunu onaylamıştır. Daha önce de belirttiğimiz gibi, açık ofis sistemleri iş dünyasına hızlı bir iletişim ortamı ve eş zamanlı çalışma imkanı sunmaktadır. Açık ofis sistemi kullanan işverenler, çalışanlarının verimliliğini ölçmek istediği her an bunu kolaylıkla yapabilmektedir. Yapılan iş açık ve ortadadır ve herhangi bir duvar veya kapı ile engellenmemiştir.
Her ne kadar açık ofis sistemleri kapalı olanlara kıyasla daha verimli bir iş ortamı sunsa da, doğru tasarım ve ekipmanlar kullanılmadığı takdirde bu durum tersine dönüşebilir. Çünkü; kapalı ofis sistemlerinde söz konusu bile olmayan, fakat açık ofis sistemlerinde kaçınılmaz olan bir problem vardır: ses kirliliği. Bu, üstesinden gelinemeyecek bir problem değildir. Fakat doğru ele alınmadığı takdirde, iş verimliliğini ve iş yerindeki kişilerin ruhsal ve bedensel sağlığını olumsuz yönde etkilemektedir. Yapılan araştırmalar, açık ofis sistemlerinde yaşanan ses kirliliğinin çalışanlar üzerinde çeşitli sağlık sorunlarına sebep olduğunu kanıtlamıştır. Özellikle 30 dB üzerinde yaşanan ses kirliliği; çalışanların konforsuz ve rahatsız hissetmesine, öfkelenmesine ve konsantrasyon bozukluğu yaşamasına sebep olmaktadır.
Açık ofis sistemlerinde yaşanan bu ses kirliliği sorunu hafife alınmamalıdır. Çünkü aynı araştırmalar; ses kirliliği sebebiyle iş verimi azalan çalışanların, şirketin maddi gelirinde %20’lik bir azalmaya sebep olabileceğini ortaya koymuştur. Fakat, siz hesap makinenizi çıkarıp çalışanlarınızın tazminatını hesaplamadan önce, biz size çözümü sunalım. Doğru akustik ekipmanlarını doğru konumlarda kullandığınız takdirde, açık ofis sistemlerinde yaşanan ses kirliliğini zararsız seviyelere düşürmeniz mümkün. Yalnız, uzman bir ekipten yardım almanız ve iş ortamınıza özel bir tasarım yaptırmanız oldukça önemlidir. Aksi halde, ofisinizdeki ses kirliliğini önlemeye çalışırken bir de görüntü kirliliğiyle baş etmek zorunda kalırsınız. Siz en iyisi, işi uzmanına bırakın ve ofisinizin verimini had safhalara taşıyın.
